Donnerstag, 18. Juli 2019

Sonstige betriebliche Themen

Existenzgründer: So schreiben Sie von Anfang an ordentliche Rechnungen

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Wer Rechnungen schreibt, muss die Pflichtangaben beachten.

Artikel erstellt von:  Karin Winkler
Datum: 06.06.2014

Rechnung stellen - Geld kassieren. Klingt einfach, ist es aber nur, wenn Sie alle Anforderungen genau beachten. Denn wenn Ihnen ein Fehler unterläuft und der Auftraggeber ebenfalls ein Unternehmer ist, kann Ihnen viel unnötige Arbeit entstehen. In der Praxis ist es meistens so, dass tatsächlich erst bei vollständigen Rechnungsangaben bezahlt wird. Falsche Rechnungen zu stellen bedeutet also nicht nur Mehrarbeit. Gerade in der Anfangsphase ist ein schneller Zahlungseingang auch überlebenswichtig.

Problematisch: Sind nicht alle gesetzlichen Rechnungsanforderungen erfüllt, kann der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug vornehmen. Schlimmer noch: Das Finanzamt kann die geltend gemachte Vorsteuer zurückfordern sowie dem Unternehmer eine Verzinsung der Steuernachzahlung von 0,5 % pro Monat auferlegen.

Diese Angaben sind zwingend

Eine vollständige Rechnung muss folgendes enthalten:

1. Wer an wen? - den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.

2. Welche Nummer? - Die USt-ID - die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer - oder die Steuernummer. Sollten Sie also noch keine USt-ID besitzen, nehmen Sie die Steuernummer, die Sie vom Finanzamt erhalten haben.

Unsere Empfehlung: Beantragen Sie am besten gleich Ihre USt-ID. Denn es kann ein paar Tage dauern, bis die Nummer erteilt wird. Mit einer USt-ID sind Sie auf der sicheren Seite. Weitere Informationen sowie den Link zum Online-Formular finden Sie auf der Seite des Bundeszentralamts für Steuern.

3. Wann ist die Rechnung ausgestellt worden? - das aktuelle Datum der Rechnungsausstellung.

4.  Welche Rechnungsnummer? - eine fortlaufende Rechnungsnummer zur Identifizierung der Rechnung. In der Gestaltung der Nummer sind Sie relativ frei. Sie können auch Buchstaben, z.B. Firmenkürzel, verwenden. Es muss sich nur um einen Nummernkreis handeln, d.h. um eine fortlaufende Nummer - die Folge muss allerdings keinesfalls mit 1 beginnen. 

Unsere Empfehlung: Um die Übersicht zu behalten, wählen Sie am besten das aktuelle Datum der Rechnungsstellung sowie die Zahl der Rechnung des jeweiligen Tages. Beispiel: Bei der 3. Rechnung am 29.5.2014 - Rechnungsnummer 1405293. Nicht empfehlenswert ist es dagegen, wenn Sie die Rechnung eines Jahres einfach mit 1 beginnend durchnummerieren. Denn damit legen Sie dem Kunden die Zahl Ihrer Aufträge offen.

5. Wofür? - die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der ausgeführten sonstigen Leistungen, für die der Betrag gezahlt werden soll.

6. Wann wurde geleistet? - der Zeitpunkt einer Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Zeitraum einer Leistung und gegebenenfalls der Zeitpunkt der Vereinnahmung einer Vorauszahlung oder Teilzahlung.

7. Wieviel kostet es? - das Entgelt, für jeden Steuersatz einzeln, sowie vorher vereinbarte Preisminderungen oder Nachlässe.

8. Wie hoch ist die Steuer? - die anzuwendenden Steuersätze, die Steuer auf das Entgelt, sowie im Fall einer Steuerbefreiung, der Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Besondere Vorsicht ist beim Steuerausweis gegeben. Nur die gesetzlich vorgeschriebene Umsatzsteuer darf ausgewiesen werden. Ist die Angabe aber zu hoch, muss der Leistende diese auch an das Finanzamt abführen. Der Leistungsempfänger darf aber die Vorsteuer nicht in der ausgewiesenen Höhe abziehen, sondern nur in der Höhe, die gesetzlich vorgeschrieben ist.

Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung

Bei Leistungen zwischen Unternehmern gibt es - bis auf wenige Ausnahmen - eine Rechnungsausstellungspflicht. Die Rechnung muss innerhalb von 6 Monaten danach gestellt werden. Wer das verstreichen lässt, wird möglicherweise zahlen müssen: Bei einem Verstoß gegen diese Pflicht handelt der Leistende ordnungswidrig und das Finanzamt kann ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro verhängen. Fehlen dagegen nur einzelne Pflichtangaben, droht kein Bußgeld.

Auch bei Leistungen an Nichtunternehmer muss manchmal eine Rechnung her. In jedem Fall muss eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten erstellt werden, wenn ein Grundstück im Spiel ist.

Das ist in besonderen Fällen Pflicht

Besondere Situationen bedürfen einer besonderen Behandlung. Dann müssen weitere Angaben auf die Rechnung:

1. Wenn die EU im Spiel ist..., also bei Lieferungen und sonstigen Leistungen innerhalb der EU zwischen Unternehmern, muss die USt-ID des Leistungsempfängers in die Rechnung.

2. Wenn der Leistungsempfänger die Steuer schuldet..., muss das ebenfalls vermerkt werden.

3. Wenn es um ein niegelnagelneues Auto geht..., also bei der Lieferung von neuen Fahrzeugen innerhalb der EU, müssen Sie die in § 1b  Abs. 2 und Abs. 3 UStG bezeichnenden Merkmale des neuen Fahrzeuges angeben.

4. Bei gebrauchten Gegenständen..., und wenn die Voraussetzungen für die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) vorliegen, müssen sie auf die Anwendung der Differenzbesteuerung hinweisen.

5. Wer auf Reisen war..., also bei der Sonderregelung einer Reiseleistung (§ 25 UStG), muss ausdrücklich darauf hingewiesen werden.

6. Wenn es um ein Grundstück geht..., besteht eine Aufbewahrungspflicht. Das ist immer dann der Fall, wenn eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausgeführt wurde (§14b Abs. 1 S. 5 UStG). Hier darf ein entsprechender Hinweis nicht fehlen.

7. Wenn etwas gutgeschrieben wird…, darf die Angabe „Gutschrift“ nicht fehlen. Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die vom Empfänger einer Leistung ausgestellt wird. Das macht dann Sinn, wenn es für den Empfänger der Leistung einfacher ist, die Informationen zu beschaffen, die zur Abrechnung erforderlich sind.

Bei wenig Geld ist es nicht ganz so kompliziert

Der Gesetzgeber sieht Erleichterungen vor, die nur für Kleinbetragsrechnungen - also bei Beträgen bis maximal 150 Euro brutto - gelten. Dann kann auf den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden. Auch der Steuerbetrag muss nicht einzeln ausgewiesen sein. Für die Höhe des gesetzlichen Steuersatzes gilt das allerdings nicht.

Achtung: Sie dürfen, wenn Sie den Betrag von 150 Euro überschreiten, diesen nicht einfach auf zwei kleine Rechnungen aufteilen.

Elektronische Rechnungen nur, wenn beide das wollen

Immer häufiger werden Rechnungen per E-Mail verschickt. Aber: Eine Rechnung per E-Mail ist nur zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Bis Mitte 2011 mussten diese Rechnungen besondere Anforderungen erfüllen.

Nun gilt fast das gleiche wie für Papierrechnungen. Statt einer qualifizierten elektronischen Signatur gibt es weitere Verfahren, um die Echtheit der Rechnung nachzuweisen: Es genügt auch eine Bilddatei im Anhang einer E-Mail zur Rechnung. Jeder Unternehmer muss ein internes Kontrollverfahren einrichten, damit später eine Echtheitsprüfung vorgenommen werden kann. Sinn des Ganzen: Es soll sichergestellt werden, dass die Rechnung ordnungsgemäß erstellt wurde und eindeutig zugeordnet werden kann.

Fazit: Sie sollten sich für die Rechnungserstellung die nötige Zeit nehmen und auf alle Sonderfälle eingehen, damit die erste Version korrekt ist. So sparen Sie Zeit, Geld und Ärger.