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Donnerstag, 18. Juli 2019

Sonstige betriebliche Themen, Andreas Utsch

Damit die Kasse „stimmt“: So führen Sie sie richtig

Kasse im Café

Artikel erstellt von:  Andreas Utsch
Datum: 07.09.2017

Für Unternehmen mit Registrierkassen bzw. PC-Kassen steht ganz weit oben auf der Aufgabenliste die ordnungsgemäße Kassenführung. Denn insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie Gastronomie, Friseuren oder Einzelhandel wittert das Finanzamt Steuerhinterziehung und schaut deshalb genau hin. Verstöße können teuer werden. Wir sagen Ihnen, wie Sie das vermeiden können.

Wo viel bar gezahlt wird, ist das Risiko von Steuerhinterziehung durch Manipulationen bei der Erfassung von Einnahmen besonders hoch. Darauf weist das sächsische Finanzministerium in einer Mitteilung vom 26.4.2017 hin.

Das darf getrost als Ankündigung verstanden werden, dass die Finanzverwaltung hier künftig besonders genau hinschaut. Neben der „klassischen“ Außenprüfung gehören dazu beispielsweise auch verdeckte Testkäufe. Dabei wird kontrolliert, ob sämtliche Umsätze verbucht und den Kunden automatisch ein Beleg angeboten wird.

Grund genug für uns, die wichtigsten „Dos und Don’ts bei der elektronischen Kassenführung darzustellen.

Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden

Seit Anfang 2017 müssen elektronische Registrierkassen alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle, insbesondere die Einzelumsätze festhalten und elektronisch speichern können. So soll sich jeder einzelne Geschäftsvorfall von Anfang an verfolgen lassen – mindestens 10 Jahre lang. Die Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Ausgenommen ist nur die offene Ladenkasse, wenn Waren gegen Bares an viele unbekannte Personen verkauft werden, etwa auf Märkten.

Der Unternehmer muss alle notwendigen Informationen liefern können

Damit die Finanzverwaltung die ordnungsgemäße Kassenführung überprüfen und mögliche Verstöße oder Manipulationen aufdecken kann, muss der Unternehmer alle hierfür notwendigen Unterlagen und Daten vorlegen können.

Folgende Daten müssen mindestens 10 Jahre gespeichert werden:

  • Alle im System hinterlegten Artikel und Warengruppen sowie deren Preise mit Historie,
  • sämtliche Journaldaten (einschließlich aller Stornobuchungen),
  • alle Auswertungsdateien (z. B. Warengruppenberichte), Programmierungsdateien und Stammdaten mit Änderungen. Wichtig dabei: Die Historie muss nachvollziehbar sein. „Alte“ Dateien einfach zu überschreiben, ist tabu!

Zusätzlich sind folgende Unterlagen 10 Jahre lang vorzuhalten:

  • Die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung der Kasse,
  • Programmierungsprotokolle der Kasse,
  • der Einsatzort und die Einsatzzeit, wenn die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird (z. B. auf Messen oder Märkten).

Das Ganze müssen Sie dem Finanzamt auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z.B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung stellen.

Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, muss damit rechnen, dass das Finanzamt die Kassenabrechnungen nicht mehr anerkennt und die Einnahmen schätzt – ziemlich großzügig. Ein „Sicherheitszuschlag“ von 7,5 % der erklärten Umsätze ist dann durchaus drin. Dann droht eine saftige Steuernachzahlung.

Eine weitere Verschärfung: Finanzbeamte dürfen ab 2018 unangekündigt die ordnungsgemäße Kassenführung sowie ab 2020 die Sicherheitseinrichtung der Kasse vor Ort prüfen. Neben Büchern und Organisationsunterlagen muss der Unternehmer im Zweifel auch maschinell auswertbare Datenträger herausrücken. Diese „Kassennachschau“ kann bei Beanstandungen direkt zu einer Außenprüfung führen.

Verstöße wie z.B. Kassenmanipulationen werden teuer

Wer als Unternehmer gegen die verschärften Vorschriften für die Kassenführung verstößt und z.B. Manipulationssoftware einsetzt, muss künftig mit bis zu 25.000 Euro Geldbuße rechnen, und zwar auch dann, wenn dem Fiskus keine Steuereinnahmen durch die Lappen gegangen sind.

An der Buchhaltungssoftware darf man nicht sparen

Wenn es um ordnungsgemäße Kassenberichte geht, werden weder Excel noch Systeme auf Basis von Microsoft Access akzeptiert. Beide sind in den Augen der Finanzgerichte  manipulationsanfällig und deshalb formell mangelhaft.

Fazit: Das „Ende der Fahnenstange“ ist damit noch nicht erreicht. Ab 2020 drohen weitere Verschärfungen: Dann müssen elektronische Kassen technisch gegen Manipulation gesichert sein. Details zu den entsprechenden Systemen hat der Unternehmer dann der Finanzverwaltung zu melden.