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Donnerstag, 18. Juli 2019

Werbungskosten, Sonstige betriebliche Themen

Das aktuelle Reisekostenrecht

Leeres Fahrtenbuch

Fahrtkosten können mittels eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden.

Artikel erstellt von:  Manuela Pompino
Datum: 11.03.2015

Das Thema Reisekosten ist ein Dauerbrenner. Aber wie genau kann man die Kosten für Fahrten, Verpflegung und Übernachtung und die Nebenkosten geltend machen? Und was hat sich mit der Reisekostenreform 2014 geändert? Wir erklären die aktuelle Rechtslage zum Thema Reisekosten.

Fährt jemand zum Arbeiten nicht zu seinem dauerhaft aufgesuchten Büro sondern woanders hin, entstehen ihm Reisekosten. Diese kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten und der Unternehmer als Betriebsausgaben geltend machen.

Neu: Ein Arbeitnehmer kann nicht mehr mehrere, sondern nur noch eine oder keine Arbeitsstätte haben, die ihm „dauerhaft zugeordnet“ ist. Hat er eine erste Arbeitsstätte, kann er nur die Entfernungspauschale geltend machen.  Hat er dagegen gar keine „erste Tätigkeitsstätte“, kann er Reisekosten voll geltend machen.

Das BMF hat nunmehr mit Schreiben vom 23. Dezember 2014 ausdrücklich klargestellt: Unternehmer werden Arbeitnehmer gleich gestellt. Bedeutet: Reisekosten sind bei den Gewinneinkünften dann anzusetzen, wenn es sich nicht um Fahrten zur ersten Betriebsstätte handelt. Das ist die von der Wohnung getrennte dauerhafte Tätigkeitsstätte des Steuerpflichtigen.

Was aber kann der Arbeitnehmer bzw. der Unternehmer genau abziehen?

Fahrtkosten

Sämtliche Fahrten im Zusammenhang mit der Arbeit werden berücksichtigt: Ob es solche vom Büro zu einem Kunden, zu einer Unterkunft im Rahmen einer Dienstreise oder Heimfahrten während einer längeren Abwesenheit sind. Auch Fahrten zu Vorstellungsgesprächen oder für dienstliche Besorgungen werden einbezogen.

Bei Bus-, Bahn- oder Flugzeugnutzung können die Kosten durch Belege nachgewiesen und voll abzogen werden. Wird dagegen mit einem privaten Auto die Fahrt angetreten, hat der Arbeitnehmer bzw. Unternehmer verschiedene Wege zur Auswahl:

Tatsächliche Kosten: Der Arbeitnehmer bzw. Unternehmer muss sämtliche Aufwendungen nachweisen, d.h. er muss Belege für die Gesamtkosten des Fahrzeugs – also Steuern, Betriebskosten, Versicherung, Reparaturen etc. – einreichen. Außerdem hat er ein Fahrtenbuch zu führen, in dem er Jahresfahrleistung und beruflich gefahrene Kilometer festhält.

Fahrzeugindividueller Kilometersatz: Hier wird eine Pauschale errechnet, und zwar anhand von Einzelnachweisen über zwölf Monate.

Beispiel: A hat in 2013 einen PKW für 12.000 Euro angeschafft. Er fährt 10.000 km im Jahr, davon 2.500 km betrieblich. A hatte in 2014 Ausgaben von 1.000 Euro für Benzin, 500 Euro für Steuer und Versicherung sowie 500 Euro für Reparaturen. Es ergeben sich folgende Gesamtkosten für das Jahr 2014:

2.000 Euro Abschreibung (12.000 Euro Anschaffungskosten, in der Regel werden diese verteilt auf 6 Jahre Nutzungsdauer)

+ 1.000 Euro Benzin

+ 500 Euro Steuern und Versicherung

+ 500 Euro Reparaturen

= 4.000 Euro Gesamtkosten

Der gefahrene Kilometer kostet somit 0,40 Euro (4.000 Euro / 10.000 km). A kann diese Pauschale von 0,40 Euro pro Kilometer auch in den Folgejahren ansetzen.

Kilometerpauschale: Hier muss der Arbeitnehmer bzw. Unternehmer die tatsächlichen Kosten nicht nachweisen. Die Pauschale richtet sich nach dem jeweiligen Verkehrsmittel. Sie liegt für Pkw bei 0,30 Euro.

Neu: Die Mitnahmepauschale für weitere Personen gibt es seit dem 1.1.2014 nicht mehr.

Verpflegungsmehraufwendungen

Auch wer reist, muss essen. Aus diesem Grund kann der Reisende für seine Verpflegung Kosten abziehen. Einzelnachweise sind hier nicht möglich – man kann aber Pauschalen ansetzen. Auch die Höhe dieser Pauschalen hat sich zum 1.1.2014 geändert. Sie richtet sich nach der Abwesenheitsdauer am jeweiligen Tag.

  • Bei 24 Stunden: 24 Euro
  • Mehr als 8 und unter 24 Stunden: 12 Euro
  • Bis 8 Stunden: keiner
  • Am An- und Abreisetag beträgt die Pauschale grundsätzlich 12 Euro.

Wird die Auswärtstätigkeit nach 16 Uhr begonnen und endet vor 8 Uhr des folgenden Tages ohne Übernachtung, wird ausnahmsweise die gesamte Abwesenheitsdauer an beiden Tagen zusammengerechnet. Der Pauschbetrag ist dann maßgebend an dem Tag, auf den die längere Abwesenheit entfällt.

Übernachtungskosten

Hotelkosten kann der Arbeitnehmer bzw. Unternehmer ebenfalls geltend machen, und zwar in tatsächlicher Höhe. Neu seit 1.1.2014: Den Gesamtbetrag kann man nur in den ersten 4 Jahren ansetzen. Dauert der Einsatz länger als 4 Jahre, dürfen nur maximal 1.000 Euro im Monat angesetzt werden.

Übrigens: Kosten für Frühstück sind hierin nicht enthalten. Denn die Verpflegungskosten werden ja schon durch die Verpflegungspauschale abgegolten. Die Rechnung ist dann entsprechend zu kürzen: Enthält die Rechnung eine Service-Pauschale inkl. der Kosten für das Frühstück, muss sie um 4,80 Euro gekürzt werden.

Reisenebenkosten

Auch weitere Kosten können abgezogen werden. Dazu gehören beispielsweise Parkgebühren, Mautgebühren, Telefonkosten für berufliche Gespräche oder Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen. Wer hier keinen Beleg bekommen hat, sollte hier einen Eigenbeleg mit den folgenden Daten anfertigen: Ort, Tag, Art und Betrag der Aufwendung.