Dienstag, 15. Oktober 2019

Firmenwagen

Wie Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen sollten

Ein leeres Fahrtenbuch

So führt man sein Fahrtenbuch besser nicht: Im Nachhinein am häuslichen Schreibtisch

Artikel erstellt von:  Andreas Reichert
Datum: 30.03.2013

Dienstwagenfahrer sollten ein Fahrtenbuch führen, wenn sie wenig privat fahren. Das ist oftmals günstiger. Aber in vielen Fällen wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt. Wie kann man sich dagegen schützen?

Ganz ehrlich: Ein Fahrtenbuch zu führen ist lästig. Jede Fahrt muss genau aufgezeichnet werden. Am Ende wird viel gerechnet und wenn man Pech hat, wird das Fahrtenbuch vom Finanzamt noch nicht einmal anerkannt.

Doch andererseits kann sich ein Fahrtenbuch lohnen. Arbeitnehmer mit Dienstwagen fahren mit der Fahrtenbuchmethode oftmals günstiger, wenn sie viel beruflich unterwegs sind. Ein Faktor, der gerne vergessen wird, ist auch das Alter des Fahrzeugs: Wird ein Gebrauchtwagen genutzt, entstehen häufig geringe Fahrzeugkosten. Wenn der Privatanteil aber nach der 1%-Regel berechnet wird, ist der Bruttolistenpreis die Berechnungsgrundlage - wohlgemerkt des Neuwagens. Folge: Der Privatanteil ist häufig viel zu hoch.

Doch wie führt man ein Fahrtenbuch, das vom Finanzamt anerkannt wird? Lesen Sie einfach die folgenden drei Tipps:

1. Benutzen Sie ein "richtiges" Fahrtenbuch

Machen Sie Ihre Aufzeichnungen nicht auf losen Zetteln. Denn diese könnten nachträglich ausgetauscht werden.

Fahrtenbücher dürfen nicht im Nachhinein manipuliert werden können. Somit ist auch die Nutzung von Computerprogrammen nicht zu empfehlen. Wenn Sie unbedingt ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen möchten, stellen Sie sicher, dass es einem Fahrtenbuch in Papierform entspricht und nicht manipuliert werden kann.

Am besten führen Sie ein Standard-Fahrtenbuch mit vorgedruckter Tabelle. Dann achten Sie auch einfacher auf Vollständigkeit (s. unten).

2. Führen Sie Ihr Fahrtenbuch direkt im Fahrzeug

Tragen Sie Ihre Fahrten zeitnah und fortlaufend ein. Am besten ist es, wenn Sie dazu Ihr Fahrtenbuch direkt im Fahrzeug führen. 

Dass dadurch Ihr Fahrtenbuch in Mitleidenschaft gezogen wird, ist normal und deswegen  sogar förderlich. Ein allzu glattes und ordentliches Fahrtenbuch weckt eher Misstrauen beim Finanzbeamten (s. Bild oben). Denn genau so sehen Fahrtenbücher aus, die im Nachhinein geschrieben und somit nicht ordnungsgemäß geführt wurden.

Schreiben Sie aber bitte leserlich. Für Schönschrift gibt es zwar keine Extra-Punkte. Der Finanzbeamte sollte Ihr Fahrtenbuch aber ohne Schwierigkeiten entziffern können. 

Achten Sie auch darauf, dass der Finanzbeamte Ihr Fahrtenbuch inhaltlich versteht. Abkürzungen sind in Ordnung. Jedoch sollten Sie diese einmalig erläutern, um Missverständnisse im Keim zu ersticken. Wenn Sie Änderungen vornehmen, z.B., weil Sie sich verschrieben oder verrechnet haben, machen Sie die Änderungen kenntlich. Der Finanzbeamte sollte nachvollziehen können, warum Sie etwas geändert haben.

3. Achten Sie auf Vollständigkeit

Erfassen Sie bei jeder Reise

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflichen Fahrt
  • Reiseziel mit genauer Adresse (Straße, Hausnummer und Ort)
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner

Wenn Sie einen Umweg fahren müssen, zeichnen Sie diesen bitte auf und notieren Sie den Grund des Umwegs (z.B. Stau). Achten Sie auch darauf, dass alle Daten im Fahrtenbuch selbst erfasst werden. Ein Verweis auf externe Quellen, wie z.B. ein Terminkalender, führt zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuches.